Игра продажа ИТ-проекта

Переговоры с целью автоматизации производственной компании

Задание игры: у Исполнителя “отвалился” крупный клиент. Половина специалистов вынуждено простаивает, кого-то отправили в отпуск. Директор Исполнителя ведет переговоры со знакомым директором производственной компании – Заказчиком.
Заказчик подписал договор с гос.компанией и должен выполнить объем работ в 10 раз больше того, что делали раньше. Цена на материалы выросла на 20% и стоимость труда растет. Производство, автоматизированное в электронных таблицах, не справляется с нагрузкой, объем незавершенного производства и очередь просроченных заказов увеличиваются. В этой ситуации Заказчик рискует потерять старых клиентов, а по гос.контракту получить штрафные санкции.
Специалисты Исполнителя оценили работы по автоматизации производства Заказчика на отечественных ИТ-решениях. Директор Исполнителя видит, что оценка срока и стоимости проекта расходится с ожиданиями Заказчика примерно в 10 раз.

Ваша задача: в ходе выполнения еженедельных заданий совершенствовать навыки подготовки к переговорам и силу аргументации. Лучшие письма, набравшие максимум баллов, по итогам каждой недели становятся отправной точкой следующего задания. Например, как это было в игре управление рисками ИТ-проектов.

Сопроводительные письма

Ваша задача написать два письма:

1. Директор Исполнителя – напишите сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Ваша цель заключить договор с поэтапной реализаций и ежемесячной оплатой (для того, чтобы платить зарплату специалистам). Не давать обещаний фикс-прайс и точных сроков запуска, так-как это зависит от слаженной работы клиента и его ключевых людей.

2. Директор Заказчика – напишите обоснованные требования к ИТ-системе и критерии приемки работ по договору. Ваша задача получить от директора Исполнителя гарантии запуска за три месяца работающей системы, которая поможет им справится с возросшим объемом производства. Не переплачивать и не напрягать своих ключевых специалистов, которые и так работают сверхурочно.

Письмо директора Исполнителя

Добрый день, Максим!

Мы подготовили предложение на основе анализа предоставленных материалов и ответов ключевых специалистов. Дополнительно хочу отметить несколько моментов:
1) Наш опыт по решению схожих задач говорит, что достичь ваших целей реально. Задача не простая, но вполне выполнимая.
2) Сроки будут во многим зависеть от вовлеченности ключевых специалистов с вашей стороны. Понимаю, что их загрузка сейчас и без того высока. Тщательное планирование и слаженная работа обеих сторон будут способствовать минимизации временных потерь. Со своей стороны слаженную работу могу гарантировать, команда сыгранная, прошли не один проект.
3) Поскольку в текущий обстоятельствах вы не можете обещать соблюдения сроков реакции ключевых специалистов, со своей стороны мы можем включить в договор обязательства по численности и составу команды, которая будет заниматься только вашим проектом. Регулярный мониторинг хода выполнения задач и подведение промежуточных итогов не реже одного раза в месяц, позволят вам отслеживать процесс и совместно с нами управлять ходом проекта.

Предложение действует до 9 августа. Если есть вопросы, буду рад обсудить их с вами.

С уважением, Павел.
Письмо директора Заказчика

Добрый день, Павел!

Для нас важно, чтобы в части функциональности были:
- производственный календарь
- учет материальных ресурсов
- управление заказами
- управление запасами
- интеграция с финансовой системой.
Необходимо перенести данные excel в т.ч. с движением документов за последний год.
Разделение прав доступа для финансовой информации.
Система должна обрабатывать данные в реальном времени, одна из ключевых проблем текущего учета - долгий срок отображения данных.

Критерии приемки работ, на которые мы будет опираться:

1. Соблюдение сроков. Нам нужно завершить все этапы разработки и внедрения в течение трех месяцев с момента подписания договора.
2. Должны быть проведены функциональные тесты всех заявленных систем с составлением отчетов о результатах с подтверждением работоспособности от ваших специалистов.
3. Должно быть проведено тестирование системы конечными пользователями для оценки функциональности и достаточного удобства интерфейса.
4. Люди должны быть обучены работе в системе, иметь под рукой материалы, которыми они смогут воспользоваться самостоятельно.
5. Нам нужна гарантия технической поддержки в течение полугода после запуска системы.

Для нас имеет смысл ввязываться в проект сейчас, если новая система будет запущена за три месяца. В случае более длительного срока положительного эффекта с высокой вероятностью не будет, поэтому нам нужны гарантии с вашей стороны.
У нас есть альтернативный вариант влить ресурсы в производство. Путь для меня понятный, как и ясна требуемая сумма. Превышение этого бюджета и отсутствие гарантий делает проект автоматизации нецелесообразным. Думаю, вы это понимаете.

С уважением, Максим.

Сначала скажите "НЕТ"

Используя контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика отправили письма друг-другу, напишите обоснованный и вежливый отказ:

1. Директор Исполнителя – брать в работу все требования клиента, а также критерии приемки.

2. Директор Заказчика – от предложенного КП.

Добавьте к отказу обоснованное встречное предложение.

Цели и интересы обеих сторон – опираясь на изъяны требований к ИТ-системе, критериев приемки и первоначальной оценки проекта мотивировать оппонента взять за них ответственность, сохранить проект и отношения.

Письмо директора Исполнителя

Уважаемый Максим!

Благодарю вас за предоставленное письмо с детализированными требованиями к функциональности системы и критериями приемки работ.

Мы провели анализ ваших требований и сроков и, к сожалению, должны сообщить, что выполнить все заявленные задачи в предложенный вами срок в три месяца не представляется возможным. Основные причины заключаются в следующем:

Реализация всех заявленных функций также требует не только разработки, но и значительного времени на тестирование и устранение всех возможных сбоев. Запуск такой сложной системы в течение трех месяцев может быть реализован только при значительном риске, что противоречит нашим принципам обеспечения качества.

Обучение персонала и гарантия технической поддержки — это обязательные элементы успешного внедрения системы, которые также требуют значительных временных и человеческих ресурсов.

Тем не менее, мы видим несколько вариантов решения задачи, которые позволят добиться желаемого результата без существенных рисков:

Постепенное внедрение: Предлагаем разбить проект на несколько этапов, чтобы гарантировать качественное выполнение всех работ. Например, сначала реализовать базовую функциональность и перенести данные, а затем поэтапно подключать дополнительные модули.

Увеличение срока проекта: Если рассмотреть возможность увеличения срока реализации проекта до 6 месяцев, это позволит нам без ущерба для качества внедрить все необходимые функции и провести полноценное тестирование.

Разработка MVP (Minimum Viable Product): Мы можем разработать минимально жизнеспособную версию системы, включающую только наиболее критичные для вас функции. Это позволит запустить систему в срок и затем поэтапно добавлять остальной функционал.

Мы готовы обсудить эти предложения более подробно и найти оптимальное решение, которое позволит вам достигнуть поставленных целей. Мы уверены, что совместными усилиями сможем разработать и внедрить систему, которая принесет значительную пользу вашему бизнесу.

С уважением,
Павел,
Директор Исполнителя
Письмо директора Заказчика

Уважаемый Павел,

Благодарю вас за отлично проделанную работу и за коммерческое предложение. Мы тщательно ознакомились с вашими условиями и хотим выразить вам признательность за вашу готовность адаптироваться к нашим требованиям и возможностям.

Однако после тщательного анализа вашего предложения и с учётом текущих обстоятельств, мы вынуждены отказаться от предложенных условий. Основная причина нашего отказа — это то, что предложенные вами критерии приёмки работ и оценка сроков не вполне соответствуют нашим ожиданиям и внутренним стандартам. Кроме того, мы озабочены возможными рисками, связанными с привлечением ключевых специалистов с нашей стороны, которые из-за своей высокой загрузки не смогут обеспечивать необходимую оперативность в принятии решений, что может негативно сказаться на сроках реализации проекта.

Тем не менее, мы искренне заинтересованы в продолжении сотрудничества и предлагаем следующий вариант:

1. Гибкие критерии приёмки работ и этапов проекта. Мы предлагаем пересмотреть критерии приёмки работ таким образом, чтобы они учитывали текущую нагрузку ключевых специалистов, а также установить более гибкие и адаптивные условия. Это позволит снизить риски и повысить вероятность успешной реализации проекта в срок.

2. Планирование с запасом по времени. В график проекта будут включены определённые временные резервы, которые учитывают возможные задержки со стороны ключевых специалистов. Это обеспечит более реалистичную оценку сроков и уменьшит напряжение, связанное с необходимостью оперативной реакции на возникающие задачи.

3. Совместная ответственность за проект. Мы предлагаем закрепить в договоре совместную ответственность обеих сторон за успех проекта. Это может включать регулярные встречи для обсуждения хода работ, пересмотра этапов и адаптации планов в зависимости от текущей ситуации. Важно, чтобы мы могли оперативно реагировать на изменения.

Если вы готовы обсудить предложенные изменения, я буду рад продолжить диалог.

С уважением,
Максим
Директор Заказчика.

Миссия и цели проекта

Используя контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика отправили друг-другу мотивированный вежливый отказ, напишите пожалуйста для себя и своей команды миссию и цели совместного проекта:

1. Миссия Исполнителя

2. Миссия Заказчика

Цели и интересы обеих сторон – опираясь на картину мира оппонента, известную из предыдущего взаимодействия, мотивировать его начать проект.

Миссия и цели проекта Исполнителя
Мы автоматизируем производственные предприятия с использованием отечественных ИТ-решений, нашего опыта и компетенций.

Мы хотим видеть компанию Заказчика нашим клиентом:
- автоматизировать производство
- помочь выполнить госзаказ и справится с кратным ростом бизнеса.
Учитывая, что ключевые пользователи заказчика перегружены работой, объем их производства кратно вырос, стоимость материалов и труда растет.
Опираясь на наш опыт автоматизации производства, а также сильную экспертизу в настройке ИТ-решений.

Наша цель выполнить для Заказчика следующие работы за три месяца командой из 10 человек:
1. обучить ключевых пользователей Заказчика эффективной работе с ИТ-решением
2. провести моделирование производственных операций Заказчика на типовом ИТ-решении
3. собрать и задокументировать требования по доработке ИТ-решения, в т.ч. интеграциям (сформировать бэклог)
4. подготовить типовое ИТ-решение к запуску в промышленную эксплуатацию, сделать необходимые настройки, доработать загрузчики начальных данных
5. запустить ИТ-систему в эксплуатацию.
Мы готовы выполнить п. 1 и 2. без предоплаты, но приостановим работы, если оплаты не будет через месяц после начала работ. Доработки ИТ-решения, в т.ч. интеграции мы хотим выполнить поэтапно в рамках отдельного договора с ответственностью за конкретный измеримый пул требований (спринты из бэклога). Мы считаем, что НСИ, остатки и другие учетные данные в автоматизированной системе – это целиком ответственность Заказчика. Мы не хотим и не должны работать непосредственно с данными Заказчика.

Также мы хотим выполнять регулярную поддержку промышленной эксплуатации по отдельному договору с абонентской ежемесячной оплатой.

Проводя данные переговоры мы опираемся на наши ценности: профессионализм, клиентоориентированность, рентабельность и честность.
Миссия и цели проекта Заказчика

Мы инновационное быстрорастущее производство.
Нашими клиентами являются ведущие предприятия региона. В прошлом году мы выиграли крупный госконтракт.

Мы хотим дать возможность Исполнителю реализовать проект по автоматизации производства с получением прибыли, обеспечив работой его специалистов и обогатив культовым проектом его имидж. Учитывая, что наши ключевые специалисты перегружены работой; объем производства кратно вырос; стоимость материалов и труда растет; большую сложность приема в штат высококвалифицированных ИТ-специалистов., мы хотим привлечь на подряд профессиональную фирму для автоматизации нашего производства. Основные критерии выбора подрядчика: опыт и компетенции команды релевантные нашим задачам, быстрая реакция на наши потребности, умеренные рыночные цены.

Наша цель
1. Оптимизировать управление производством для выполнения обязательств перед клиентами и гос.компанией в срок и без штрафов путем автоматизации максимально возможной функциональности с минимальными затратами и без дополнительной нагрузки на ключевых специалистов
2. Сократить объем ручных операций в электронных таблицах и сфокусировать ключевых специалистов на управлении производственными процессами с помощью современной ИТ-системы.
Что обеспечит нашему предприятию дальнейший устойчивый и прибыльный рост.

Понимая, что ИТ-решения является конкурентным преимуществом и ноу-хау в случае успешного запуска через 3 месяца мы готовы заключить долгосрочный контракт поддержки и развития системы с выбранным подрядчиком. Ключевым условием контракта должна быть фиксация команды специалистов за нашим предприятием.

Выбирая подрядчика мы руководствуемся ценностями: качество, инновационность и адаптивность, ответственность, профессионализм, прибыльность.

Цели переговоров

Используя контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика написали для своей команды миссию и цели совместного проекта.

Напишите пожалуйста цели переговоров и список вопросов к оппоненту для заключения договора:

1. Цели и вопросы Исполнителя

2. Цели и вопросы Заказчика

Цели и вопросы Исполнителя

Цель Исполнителя на переговорах:
Постараться узнать о картине мира заказчика как можно больше значимых деталей, чтобы понять, что для по настоящему важно, а что вторично и какие есть риски.

Вопросы Исполнителя к Заказчику:
Какова основная причина, по которой вы решили начать этот проект сейчас?
Какие функциональные задачи должны быть автоматизированы в первую очередь? Почему именно эти задачи?
Какие показатели отслеживает первое лицо каждый день, неделю, месяц, год? Каки показатели отслеживают другие руководители? Почему именно эти показатели?
С вашей точки зрения, какая функциональная область самая сложная для проектирования новой системы?
Какую цену за реализацию проекта вы готовы предложить?
Какие сроки вы отводите на реализацию проекта? Почему именно такой срок? Что еще может влиять на срок?
Цели и вопросы Заказчика

Цель Заказчика на переговорах:
Получить фактические подтверждения, что исполнитель достаточно компетентен и может справиться с поставленной задачей. Договориться о сроках и бюджете на своих условиях.

Вопросы Заказчика к Исполнителю:
Каков ваш опыт в автоматизации аналогичных функциональных областях? Какой опыт есть у команды, которую вы планируете выделить для реализации проекта?
Что с вашей точки зрения самое сложное в реализации этого проекта?
Каковы ваши соображения по срокам реализации проекта?
Каковы ваши соображения по стоимости реализации проекта? Что может повлиять на стоимость проекта в большую сторону? Что может повлиять на стоимость проекта в меньшую сторону?
Что еще вам необходимо знать, прежде чем вы сформулируете предложения для нас?

"Реальная боль"

Используйте контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика написали цели переговоров и список вопросов к оппоненту.

Вы начали активные переговоры.

Опишите пожалуйста “реальную боль” оппонента не рассыпая бобы:

1. Боль Заказчика со слов Исполнителя

2. Боль Исполнителя со слов Заказчика

Боль Заказчика со слов Исполнителя
1. Риск срыва госзаказа и потери клиентов.
2. Недостаток компетенций для оценки и реализации проекта.
3. Короткие сроки автоматизации, адаптация процессов под угрозой.
4. Сложности в оценке компетенций команды Исполнителя.
5. Боязнь высоких затрат и длительных сроков автоматизации.
6. Необходимость выявления слабых звеньев и утечек ресурсов.
7. Затраты времени на ручные операции снижают эффективность.
8. Недоверие к профессионализму и компетенциям Исполнителя.
9. Ограниченный бюджет и сжатые сроки проекта.
10. Перегрузка ключевых пользователей, риск увольнений и срывов.
Боль Исполнителя со слов Заказчика
1. Простой команды специалистов без новых проектов.
2. Риск обязательств с фиксированными сроками и ценой.
3. Недостаток компетенций в интеграциях и переносе данных.
4. Отсутствие оборотных средств для финансирования проекта.
5. Оценка стоимости и сроков не совпадает с ожиданиями.
6. Нет ясности требований и видения потребностей Заказчика.
7. Ограниченная доступность экспертов для выполнения задач.
8. Опасение не уложиться в сроки запуска системы.
9. Исполнитель хочет переложить часть работ на Заказчика.
10. Стремление работать по T&M, избегая фиксированного бюджета.

Бюджет переговоров

Используйте контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика провели переговоры и описали “реальную боль” друг-друга.

Составьте бюджет переговоров и поле сил оппонента:

1. Как видит Исполнитель

2. Как видит Заказчик

Бюджет переговоров Исполнителя
Бюджет переговоров Исполнителя
1. Время – у нас есть примерно месяц для того, чтобы загрузить простаивающую команду полезной работой. По опыту, через месяц бесполезной работы специалисты теряют инициативу. Это приводит к их демотивации и уходу из компании.
2. Деньги – это месячный ФОТ простаивающей команды специалистов.
3. Энергия и эмоции – способность директора “зажечь” энтузиазмом команду специалистов и его вера в положительный исход дела.
Поле сил Заказчика
1. Директор Заказчика – главное лицо принимающее решение, на переговорах хочет достичь своих целей и снизить “Боль Заказчика”.
2. Собственники Заказчика (если владелец не единолично Директор) – влияют на финансовый бюджет Заказчика.
3. Ключевые специалисты Заказчика, которые отвечают за узкие звенья на производстве. Ведь их отказ в сотрудничестве может существенно ухудшить положение на производстве, тогда риски штрафов и ухода старых клиентов существенно вырастут. Кроме того, они влияют на сдачу-приемку работ и могут выступать блокираторами, не заинтересованными в потери своей власти.
4. Руководство госкомпании, кто ставил визы на договоре с Заказчиком – могут потерять лицо в случае невыполнения Заказчиком обязательств по договору.
5. Клиенты Заказчика – заинтересованы в качественном выполнении своих заказов в срок.
Бюджет переговоров Заказчика
Бюджет переговоров Заказчика
1. Время – бюджет Заказчика завязан на исполнение сроков госконтракта. У Заказчика есть три месяца, чтобы справится с 10-ти кратным ростом объема производства. Значит бюджет переговоров на заключение договора автоматизации производства примерно неделя, максимум две.
2. Деньги – оборотных средств Заказчику может не хватать из-за кратного увеличения объема закупок материалов и оплаты сверхурочных работ, а деньги по госконтракту заплатят в конце. Банковские кредиты сейчас дорогие, поэтому Заказчик будет искать любые способы альтернативного кредитования, в т.ч. отсрочка оплаты за проект автоматизации (оплата по факту в конце).
3. Энергия и эмоции – люди уже работают "на пределе", и переговоры могут дать толчок эмоциональным качелям. Директор Заказчика будет вынужден “разруливать” конфликтные ситуации между членами своей команды, а также с поставщиками и клиентами. Его энергия и терпение также может быть на исходе.
Поле сил Исполнителя
1. Директор – хочет загрузить простаивающую команду специалистов прибыльной работой
2. Команда специалистов – хотят, чтобы работа была интересная и по силам. Не хотят брать на себя ответственность за данные Заказчика.
3. Вендор – заинтересован в успешном выполнении проекта на своем решении. Готов в определенных рамках оказывать поддержку.

"Повестка дня"

Используйте контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика составили бюджет переговоров и поле сил оппонента.

Выберите ключевые решения, о которых хотите договориться и составьте повестку дня. Дополните ее проблемами, багажом и желаниями из предыдущего контекста. А также вопросами для их прояснения и мотивации оппонента принять решение (сказать “нет” или вести переговоры дальше). Напишите, что произойдет после вашей встречи.

Повестка дня Исполнителя
Ключевые решения
1. Заключить договор в формате T&M или SCRUM
2. Поэтапная приемка и оплата
3. Сопровождение и развитие системы из бэклога
Проблемы, багаж и желания
1. Загрузка высвободившейся команды специалистов
2. Начать работы без предоплаты
3. Смоделировать работу производства в типовом ИТ-решении
4. Обучить ключевых пользователей
5. Согласовать формат загрузки остатков из Excel
6. Перенос данных за год после запуска
Вопросы к Заказчику
1. Чем обусловлены ограниченные сроки проекта?
2. Какой процесс на производстве улучшить в первую очередь?
3. Какой процент доступности сотрудников гарантирован?
4. Можете выделить ключевых сотрудников для проекта?
После встречи начнем проект: запланируем встречи, анализ Excel таблиц и моделирование.
Повестка дня Заказчика
Ключевые решения
1. Заключить договор на запуск системы за 3 месяца
2. Гарантия работы ИТ-системы с госзаказом
3. Максимальное использование ресурсов Исполнителя
Проблемы, багаж и желания
1. Ограниченные сроки проекта
2. Загрузка сотрудников основной работой
3. Гарантии выполнения проекта в срок
4. Договор с фиксированной ценой
5. Минимальное отвлечение сотрудников Заказчика
Вопросы к Подрядчику
1. Как соблюсти сроки проекта?
2. Как минимизировать отвлечение ключевых сотрудников?
3. Какой у вас опыт в подобных задачах?
4. Достаточно ли у вас опытных специалистов?
5. Как будет организовано взаимодействие на проекте?
После встречи: Заказчик ожидает обновленное КП от Исполнителя. Финальное решение будет принято на основе новых фактов и предложений.

Отзыв по итогам проекта

Используйте контекст предыдущего задания, где директора Исполнителя и Заказчика составили повестку дня.

Договор был подписан, а проект успешно выполнен. Специалисты Исполнителя получили ценный опыт, а Заказчик успешно выполнил госзаказ и заключил новые договоры.

Следуя рекомендации “платить вперед” напишите пожалуйста отзыв по итогам проекта:

Директор Исполнителя – команде Заказчика
Директор Заказчика – команде Исполнителя

Отзыв Исполнителя

Спасибо за оказанное доверие!

Ваша команда специалистов позволила нам приобрести бесценный опыт работы в вашей отрасли. Не смотря на напряженную ситуацию мы смогли наладить коммуникацию и минимизировать простои команды разработки. Во многом благодаря этому нам удалось получить необходимые результаты в намеченный срок.

Объединенная команда сделала хорошее большое дело. Спасибо вашей команде за конструктивное сотрудничество.

Мы получили впечатляющие результаты - работающая система в минимальный срок.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Отзыв Заказчика

Благодарю вас за отлично проделанную работу!

Я несказанно рад, что нам удалось поработать с командой ваших специалистов. Благодаря их опыту в трудные моменты мы смогли найти решения, которые приводили нас к результату.

Не буду скрывать, у меня были сомнение на старте. Слишком многое было поставлено на карту для нашей компании. Мне виделся единственно возможный вариант - найти исполнителя, который будет готов выполнить весь проект на наших условиях.

Я рад, что в конечном итоге мы нашли приемлемый вариант сотрудничества, и буду рад продолжить работу над развитием системы.

Понравилась игра?

Давайте сделаем игру для вашей команды!