Меню

BCLUB.DEV

Игра управление рисками проекта

Внедрение новой отечественной ERP-системы взамен устаревшей импортной

Задание игры: Заказчик – крупное производство, один из лидеров своей отрасли, объявил конкурс на проект автоматизации с фиксированной ценой и сроками. Цель проекта – внедрение новой отечественной ERP-системы взамен устаревшей импортной, работающей на предприятии Заказчика более 10 лет. Функциональные требования к новой ERP-системе приложены в конкурсной документации. Ваша фирма подрядчик выиграла конкурс и подписала договор (по форме Заказчика). Вас назначили руководить этим проектом. Вы изучили план-график договора и считаете его излишне оптимистичным. К сожалению, вы не обнаружили в договоре и приложениях раздела, посвященного управлению рисками проекта.

Дополнительное соглашение

Ваша задача написать два письма:

1) директору Подрядчика – вашему непосредственному руководителю

2) директору Заказчика – он является куратором проекта.

Цель этих писем – убедить руководство подписать дополнительное соглашение к договору, содержащее процедуру управления рисками вашего проекта, сохранить проект и отношения с руководством и Заказчиком.

Письмо от РП директору Подрядчика (пометка срочно)

Добрый день Сергей Петрович!

С 10.06 я руковожу проектом "Внедрение ERP системы в филиале Трансгазойл" №002-пу/2024. Сегодняшний день посвятил ознакомлению с проектной и рабочей документацией, включая план-график, договорные сроки.

Скажу прямо, опираясь на свой длительный опыт аналогичных внедрений, считаю что есть большая вероятность затянуть сроки внедрения. При подписании договора отдел продаж опирался на план-график Заказчика, который готовил их IT-департаментом и они не учли целый ряд отраслевых особенностей.

Как руководитель проекта вижу, что есть риск увеличения бюджета или затягивания сроков. Более того, ситуация усугубляется тем, что договор, подписанный по форме Заказчика не содержит приложения об управлении рисками, хотя по нашей форме договора, на подобных проектах такое приложение является обязательным!

Считаю, что необходимо поднять с заказчиком вопрос о дополнении договора приложением об управлении рисками, в котором рассмотреть существующие риски, меры по их предотвращению и процедуры в случае наступления тех или иных рисков.

Лучше озаботиться этим вопросом на старте проекта, пока есть возможность спокойно и непредвзято рассмотреть вопрос обеими сторонами.
Сразу же максимально эскалирую этот вопрос до Вашего уровня, поскольку понимаю, что проект важен для нашей компании в финансовом и имиджевом плане.

Я уже начал прорабатывать этот вопрос с заказчиком.
Прошу максимально оперативно рассмотреть этот вопрос, привлечь юридический отдел и подготовить доп.соглашение к договору.

С уважением, Максим.
Руководитель проекта №002-пу/2024.
Письмо от РП директору Заказчика

Добрый день Иван Семёнович!
Я руковожу проектом "Внедрение ERP системы" в Вашей компании, мы кратко познакомились на учредительной встрече по проекту в прошлую пятницу.

Сегодня я получил полную документацию по проекту, основательно с ней ознакомился и обнаружил досадное недоразумение. Договор по проекту подписывался по вашей форме (так настоял юридический департамент), а в ней не хватает одного очень важного раздела "Управление рисками".

Для проектов такого масштаба, по стандартам нашей компании, подобный раздел договора является обязательным, он очень важен для успешного выполнения проекта и контроля над возможными рисками, которые могут угрожать проекту, как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика.

Предлагаю, пока команды специалистов с обеих сторон ещё не погрузились в работу над проектом, подготовить доп.соглашение с разделом по управлению рисками, собрать рабочее совещание с привлечением юристов, рассмотреть наше предложение (мы быстро подготовим черновик документа), внести в него правки по вашим замечаниям и подготовить к подписанию.

На учредительной встрече Вы упомянули, что данный проект автоматизации является для Вас лично важным! Поэтому прошу максимально оперативно рассмотреть мой вопрос, по нашему опыту, проекты в которых осуществляется управление рисками, в 1,7 раза чаще завершаются успешно!

Со своей стороны доведу необходимость подготовки приложения к договору до руководства нашей компании, чтобы максимально ускорить процесс и иметь предварительную версию документа.

С уважением, Максим.
Руководитель проекта "Внедрение ERP системы в филиале Трансгазойл"

Отказ

Используя контекст предыдущего задания, где руководитель проекта отправил письма директору Подрядчика и директору Заказчика.

Написать ему два ответа, от имени: директоров Подрядчика и Заказчика

Цель этих писем убедить руководителя проекта начать выполнять работы не подписывая предложенное им дополнительное соглашение с процедурой управления рисками.

Письмо директора Подрядчика

Добрый день, Максим.

Считаю Ваше предложение не рациональным.

Договор в текущей редакции был тщательно изучен нашей юридической службой и прошел согласование на всех уровнях, в частности и IT-отдела. Коллеги завизировали возможность выполнения требуемого объема работ в описанные в план-графике сроки с учетом всевозможных рисков.

Процедура управления рисками важный раздел нашего контракта, но юридическая служба сейчас перегружена более приоритетными задачами.

Более того, на старте проекта заявление нашему Заказчику о возможном срыве сроков проявляет нас как Исполнителя в очень невыгодном свете. Есть риск отказа Топ-менеджеров Заказчика от проекта на фоне возможных неблагоприятных событий.

Если Вы видите риски не достижения заявленного результата в срок, прошу направить мне отчет с подробным описанием причин нарушения сроков выполнения работ.

Учитывая Ваше опасение старт работ откладывать нельзя ни на день!

С уважением, Сергей Петрович.
Письмо директора Заказчика

Добрый день, Максим!

Проект договора мы направляли Вам как Исполнителю заранее.
Ваша команда, включая юристов, согласовывали его три недели.
Все направленные нам замечания наша юридическая служба отработала и итоговую версию направили на подпись Президенту компании.

Сроки выполнения работ определены в план-графике, объемы зафиксированы в приложении к договору. Никаких оснований вносить корректировки в текущую версию договора у меня нет.

Процедура управления рисками, конечно очень важна, но нам с Вами ничего не мешает начать применять ее в дополнение к заключенному контракту без его изменений.

Я готов провести встречу по обсуждению перечня выявленных Вами рисков и плана работ с ними.

НО, сообщить Президенту компании, что сроки могут быть не выдержаны, в нашем случае означает не начинать проект.
Прошу учесть этот факт как данность и приступить к выполнению договора.

С уважением, Иван Семенович.

Риски-катастрофы

Используя контекст предыдущих заданий, где руководитель проекта получил отказ директоров Подрядчика и Заказчика подписывать доп.соглашение.

Но желание “постелить соломку” у них возникло.

Ваша задача написать два письма от имени: 1) директора Подрядчика 2) директора Заказчика.

Директора пишут письма друг-другу.

Цель – перечислить риски-катастрофы другой стороны и побудить оппонента взять за них ответственность, сохранив при этом проект и отношения.

Письмо директора Подрядчика

Уважаемый Иван Семенович!

Как куратор от Исполнителя должен Вас проинформировать о существенных рисках на стороне Заказчика.

Мы приступили к работам по договору №002-пу/2024 и выявили риски, о которых упоминали в допущениях проекта:

1. Низкая готовность входных данных. План счетов и структура аналитического учета в исторической системе существенно отличается от целевой. На этапе заключения договора мы оговорили миграцию НСИ через файлы переноса. Сейчас очевидно, что по большей части справочников нет ответственных ключевых пользователей, либо они не проявляют готовность делать выверку данных в файлах переноса. Без входных данных опытная эксплуатация и запуск невозможны.

2. ИТ-команда Заказчика ориентирована на зарубежные ИТ, вендоры которых ушли с российского рынка. Это высококвалифицированные ИТ-специалисты, хорошо знающие процессы Вашего предприятия. Но, к моему сожалению, они не хотят переучиваться на отечественные решения и отказывают нам в поддержке. Есть риск потери половины команды, что фатально скажется на этапах миграции данных и запуске.

3. На предприятии более 100 самописных АРМ-ов, использующих Excel и другие импортные ИТ-решения. В контур проекта миграции не входит модернизация этих АРМ. Бухгалтерский и финансовый контур мы переведем в новую ERP-систему, а старые АРМ-ы останутся. У нас большой риск расширения функциональных требования со стороны владельцев АРМ либо вероятность риска неполучения бизнес-результата проекта.

Я надеюсь, Вы примете меры по управлению этими рисками, а мы сможем рассчитывать, что в соответствии с договором:
1. Входные данные будут готовы в требуемый срок
2. Ваша ИТ-команда останется до успешного завершения проекта и будет мотивирована на приоритетную работу в проекте, миграции данных и запуске
3. Любое расширение функциональных требований должно согласовываться со мной на УК проекта.

Предлагаю нам лично встретиться и еще раз оговорить эти вопросы.

С уважением, Сергей Петрович.
Письмо директора Заказчика

(копия ответственному менеджеру Вендора ERP-системы)
Уважаемый Сергей Петрович!

Как Вам известно, наш проект на особом контроле у Президента компании, поэтому любые отклонения по срокам крайне недопустимы, а успешный запуск способствует выбору Вашей ERP-системы на других предприятиях нашей компании.

Максим обозначил вопрос управления рисками, как на стороне Заказчика, так и Подрядчика.

На текущий момент мы видим следующие риски Подрядчика:
1. Недокомплектация на старте команды проекта. В соответствии с ресурсном формой конкурсной заявки Вы обязались вывести 20 специалистов. Сейчас в проекте только 10 из них. Мы теряем драгоценное время.
2. При необходимости вы должны быстро увеличить размер проектной команды. На запуске по вашим же оценкам нам потребуется 40-60 квалифицированных специалистов.
3. Недостаточная функциональность типового решения. Перед запуском вы должны разработать, протестировать все отраслевые модули, перечисленные в документации. Обучить наш персонал и провести опытную эксплуатацию на всех ключевых процессах.

Прошу Вас лично дать гарантии того, что вышеперечисленные риски, если они материализуются, будут устранены Вашими силами без изменения рамок проекта.

С уважением, Иван Семенович.

Управление изменениями

Используем контекст предыдущих заданий, где директора обменялись письмами с рисками-катастрофами.

Начав проектные работы Вы убедились, что план-график не содержит работ, которые могут потребоваться (доп.работы, в т.ч. новые требования, не перечисленные в конкурсной документации).

Ваша задача написать два письма: 1) директору Подрядчика 2) директору Заказчика.

Цель – побудить руководство подписать дополнительное соглашение к договору, содержащее процедуру управления изменениями проекта, выполнить проект и сохранить отношения с руководством и Заказчиком.

Письмо директору Подрядчика

Добрый день Сергей Петрович!

По вашей просьбе направляю отчет с описанием причин нарушения сроков выполнения работ проекта "Внедрение ERP системы в филиале Трансгазойл" №002-пу/2024.

1. На этапе заключения договора мы с Заказчиком оговорили миграцию НСИ через файлы переноса. Сейчас ключевые пользователи Заказчика отказываются от заполнения файлов переноса. Директор Заказчика не утвердил список ответственных за НСИ. ИТ-команда Заказчика предлагает нам делать прямую интеграцию новой ERP-системы с исторической базой данных. Это не только большой объем дополнительных работ, но и риски взять на себя ответственность за целостность данных.

2. ИТ-специалисты Заказчика игнорируют наши предложения по обучению новой ERP-системе. Ссылаются на высокую загрузку. Как следствие, их помощь на этапе запуска будет незначительной. А по договору поддержку опытно-промышленной эксплуатации новой системы делает Заказчик. У нас высокий риск провалить запуск.

3. На этапе моделирования ключевые пользователи Заказчика фиксируют большое количество нефункциональных требований. Они апеллируют к историческим АРМ, которые давно используют. У нас по договору миграция только бухгалтерского и финансового контура. Но ключевые пользователи настаивают на расширении списка требований к ERP-системе. Что приведет к значительному увеличению объема доработок.

Вышеперечисленные причины существенно расширяют содержание проекта. Как следствие – увеличиваются сроки и стоимость работ.

Прошу согласовать встречу с директором Заказчика для подписания дополнительного соглашения к договору, содержащее процедуру управления изменениями проекта. Это необходимо для успешного выполнения проекта и сохранения отношений с Заказчиком.

С уважением, Максим.
Руководитель проекта №002-пу/2024.
Письмо директору Заказчика

Добрый день Иван Семёнович!

По Вашей просьбе направляю во вложении статус проекта "Внедрение ERP системы" в Вашей компании на 01.07.2024.

Ранее мы направили Вам отчеты о рисках с предложениями стратегий реагирования.

Хочу обратить Ваше внимание на существенные риски проекта:
1. Прямая интеграция с унаследованной системой и отказ от ранее согласованного файлов переноса данных.
2. Неготовность ИТ-специалистов Заказчика к проведению ОПЭ.
3. Большое количество нефункциональных требований по историческим АРМ.

Настало время воспользоваться Вашим предложением провести встречу для обсуждения перечня выявленных рисков и плана работ с ними.

Но в первую очередь прошу Вас рассмотреть возможность подписания дополнительного соглашения к договору, содержащего процедуру управления изменениями проекта. Это необходимо для того, чтобы мы с Вами смогли реагировать на уже материализовавшаяся риски и выполнить проект в установленный срок.

С уважением, Максим.
Руководитель проекта "Внедрение ERP системы"

Инкрементный метод

Используем контекст предыдущих заданий.

Процедуру управления изменениями согласовали на управляющем комитете проекта. Отставание от исходного плана-графика усиливается, а объем новых требований увеличивается. Заказчик требует увеличить команду проекта. Вы поднимаете, что нужно сделать план инкрементной поставки и ускорить запуск первой версии продукта проекта.

Ваша задача написать два письма от имени:

1) Руководителя проекта – директору Заказчика с предложением запуска первой версии (содержащей не более 20% изначальных требований)

2) Директора Заказчика – руководителю проекта с требованием увеличить команду и сдать проект в изначальный срок.

Цели и интересы обеих сторон – опираясь на риски изъянов календарного планирования первоначальной оценки проекта побудить оппонента взять за них ответственность, сохранить проект и отношения.

Письмо директору Заказчика

Уважаемый Иван Семёнович!

В исполнении Вашего поручения, выданного мне на управляющем комитете, направляю Вам актуальный план-график проекта. Как следует из план-графика, объем работ увеличился вместе с объемом новых требований, стоимость выросла, а срок сдвинулся вправо.

Понимаю, что увеличение срока и стоимости неприемлемо для Вас и нашего проекта. Предлагаю рассмотреть возможность инкрементной поставки продукта, где каждая версия будет содержать ценность для Заказчика. В первую очередь предлагаю рассмотреть возможность запуска подсистем управления нормативно-справочной информацией (НСИ), а также Казначейства. Этот подход я предварительно обсудил с Вашими коллегами из финансового отдела и ответственными за НСИ, они не возражают.

Версия план-графика инкрементной поставки также во вложении. В случае ее утверждения мы сможем воспользоваться процедурой управления изменениями для корректного оформления всех формальностей.

Запуск НСИ позволит нам минимизировать риски переноса данных. Так-как ключевые данные по контрагентам, договорам, готовой продукции и статьям затрат будут управляться в целевой системе.

Управление Казначейством позволит Вам лучше контролировать денежные потоки, отказаться от Excel, связать договорные условия с оплатами для минимизации бизнес-рисков несвоевременных оплат поставщикам. Как следствие улучшить платежную дисциплину и бесперебойность снабжения производства. Что крайне важно для выполнения заказов.

С уважением, Максим.
Руководитель проекта "Внедрение ERP системы"
Письмо руководителю проекта

(копия ответственному менеджеру Вендора ERP-системы)
Уважаемый Максим!

На прошедшем управляющем комитете Вы сообщили об увеличении отставания от исходного план-графика. Это неприемлемо! Сроки выполнения работ зафиксированы в приложении к договору и никаких корректировок здесь быть не может!

Напомню Вам о недокомплектации команды проекта на старте. В соответствии с конкурсной заявкой Вы обязались вывести 20 специалистов, а их было всего 10. В результате по вине Подрядчика мы потеряли драгоценное время.

Сейчас проекту требуются дополнительные ресурсы для наверстывания отставания и запуска в срок. Поэтому требую усилить Вашу команду еще на 20 высококвалифицированных специалистов до момента запуска. Всем необходимым для работы на предприятии мы их обеспечим.

Прошу Вас лично прислать мне список и резюме дополнительных специалистов на утверждение.

С уважением, Иван Семенович.

Ранний запуск

Используем контекст предыдущих заданий, где руководитель проекта предложил ранний запуск первой версии, а директор Заказчика требует увеличить команду и сдать проект в изначальный срок.

Прошел очередной управляющий комитет. Руководитель проекта отчитался, что освоено более 50% по календарю и выполнено примерно 20% изначальных требований. Директор Заказчика настаивает на увеличении ресурсов за счет Исполнителя, а директор Исполнителя не дает руководителю проекта увеличивать команду и требует запуска в срок. Команда не может работать сверхурочно. Объем дополнительных требований растет.

Ваша задача написать два письма:

1) директору Подрядчика – вашему непосредственному руководителю

2) директору Заказчика – он является куратором проекта

Цель этих писем – мотивировать руководство согласовать новый план-график проекта с запуском первой версии (содержащей не более 20% изначальных требований) в установленный договором срок. Обосновав такое решение бизнес-выгодой как для Подрядчика, так и для Заказчика, а также минимизацией бизнес-рисков невыполнения остальных 80% требований в срок и рисками неопределенности выгоды от них.

Письмо директору Подрядчика

Добрый день, Сергей Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность согласования запуска первой версии системы. Я и моя команда, а также Заказчик, приложили максимум усилий для обеспечения запуска системы в установленные договором сроки.

Понимая важность соблюдения договорных сроков для Заказчика, мы подготовили наиболее оптимальный сценарий запуска.

Хотел бы обратить Ваше внимание на то, что в первую версию системы, помимо изначально заявленных в договоре требований (чуть более 20%), будут включены дополнительные критичные (важные и срочные) требования Заказчика. В частности, это запуск НСИ, Казначейства и складского учета. Это позволит оперативно перейти на новую систему и создать базу для дальнейшего запуска следующих подсистем.

К сожалению, учет ОС и некоторые производственные операции Заказчику придется временно выполнять в старой системе. Мы планируем загрузить результаты сводными проводками, а указанные подсистемы запустить через 3 месяца. Бухгалтерия Заказчика готова к такому подходу, налоговые риски будут минимальными, а отчетность по НДС будет сформирована в новой системе.

Прошу Вас также организовать личную встречу с Иваном Семеновичем до проведения следующего УК, чтобы заручиться его поддержкой.

Заранее благодарю за понимание и сотрудничество.

С уважением,
Максим
Письмо директору Заказчика

Уважаемый Иван Семенович,

Следуя Вашим приоритетам, мы готовим целевую систему к запуску в установленный договором срок.

В первую версию системы, помимо требований, изначально заявленных в договоре (чуть более 20%), войдут дополнительные критичные (важные и срочные) требования Ваших ключевых пользователей. Без этих требований старт НСИ, казначейства и складского учета невозможен.

Прошу Вас рассмотреть возможность согласования запуска первой версии системы в соответствии с новым планом. Это позволит оперативно перейти на новую систему и создать основу для запуска следующих подсистем.

Обращаю Ваше внимание, что учет ОС, а также некоторые производственные операции пользователям временно придется выполнять в старой системе. Мы предупредили их об этом и согласовали такой сценарий с бухгалтерией. Результаты по этим операциям будут загружены сводными проводками, а указанные подсистемы планируется запустить через три месяца. Бухгалтерия согласна на такой маневр, понимая, что налоговые риски будут минимальны, а отчетность по НДС будет сформирована в новой системе.

Предлагаю организовать встречу для обсуждения деталей запуска за неделю до очередного управляющего комитета. Это позволит Вам еще раз обдумать сценарий запуска и принять взвешенное решение.

С уважением,
Максим
Руководитель проекта "Внедрение ERP системы"

Текучесть команды

Используем контекст предыдущих заданий, где руководитель проекта просит руководство согласовать новый план-график проекта с запуском первой версии (содержащей не более 20% изначальных требований) в установленный договором срок.

Ваша задача, написать ему два ответа, от имени:

1) директора Подрядчика

2) директора Заказчика

Цель этих писем мотивировать руководителя проекта приступить к запуску системы в соответствии с его предложением, перечислив риски текучести команды и возложив на него ответственность за управлением этими рисками.

Ответ директора Подрядчика

Максим,

Ваш план-график запуска первой версии согласован. Пожалуйста, приступайте к работе в соответствии с планом.

Прошу учесть риски текучести команды, а именно:

1. Архитектор проекта несколько раз подходил ко мне с просьбой снять его с проекта сразу после запуска. Вам нужно будет минимизировать риск ухода архитектора.

2. Наши ключевые разработчики, Иван и Федор, выполняющие интеграции, собираются в отпуск с 15-го числа (через неделю после даты запуска). У них куплены путевки на всю семью.

3. Три ведущих консультанта из отдела поддержки переходят на другой проект через месяц после запуска (как это было запланировано в договоре).

Вам требуется решить эти вопросы, а также минимизировать все остальные риски текучести команды, связанные с этим. Главный приоритет компании – ни при каких обстоятельствах мы не должны потерять людей!

Сергей Петрович.
Ответ директора Заказчика

(копия ответственному менеджеру Вендора ERP-системы)
Здравствуйте, Максим!

Наше предприятие готово к запуску с запуском первой версии в соответствии с новый план-графиком.

Прошу вас лично гарантировать 100% присутствие на проекте всех участников вашей проектной команды с момента запуска и до полного ввода ERP-системы в промышленную эксплуатацию.

Алексей, Вас как Вендора ERP-системы прошу содействовать нашему Подрядчику в этом вопросе. Заранее спасибо!

С уважением, Иван Семенович.

Финал

Используем контекст предыдущих заданий, где директора потребовали от руководителя проекта приступить к запуску системы в соответствии с его предложением, перечислив риски текучести команды и возложив на него ответственность за управлением этими рисками.

Они решили запускать систему не давая руководителю проекта дополнительные человеческие ресурсы.

Ваша задача написать от имени руководителя проекта два письма о запуске:

1) команде проекта Подрядчика

2) ключевым пользователям Заказчика

Цель этих писем – мотивировать команду проекта и ключевых пользователей к успешному запуску проекта, минимизируя риски отказа в сотрудничестве и текучести персонала.

Письмо команде проекта Подрядчика

Привет, команда!

Мы тщательно готовились к запуску ERP-системы и вот этот миг настал!
Заказчик подтвердил готовность к запуску, а Иван Семенович утвердил план миграции.
Все ПСИ пройдены, данные к миграции готовы, ключевые пользователи обучены, сервера необходимой конфигурации подняты, Теперь обратного хода нет и нам вместе с ключевыми пользователями нужен успешный запуск.
Наша задача сделать все по нашему плану. А если что-то пойдет не так, быстро находить решение проблем.
Верю, что каждый ответственно выполнит все свои задачи, подстрахует коллег и пользователей Заказчика.
Сергей Петрович поручил мне премировать всех, кто обеспечил успешный запуск. А я никого не забуду. Удачи нам!

Ваш Максим.
Письмо ключевым пользователям Заказчика

Уважаемые ключевые пользователи!

Иван Семенович утвердил план миграции.
Мы запускаем ERP-систему по плану с 1-го числа.

Впереди много работы и я хочу заверить вас, что наша команда приложит все силы для успешного запуска. Надеюсь, это будет взаимно.

Сергей Петрович поручил мне составить перечень сотрудников, обеспечивших успешный запуск ERP-системы на вашем предприятии. Для того, чтобы выпустить приказ и сообщить Президенту кто помог компании выполнить стратегический проект в рекордно короткие сроки. Надеюсь на ваше сотрудничество!

С уважением Максим.

Понравилась игра?

Давайте сделаем игру для вашей команды!